Due diligence legale: cos’è e cosa si controlla prima di comprare

La due diligence legale è la verifica dei documenti e dei rischi giuridici di un’impresa che si vuole acquistare, fatta dagli avvocati dell’acquirente prima di firmare: soci e statuto, contratti, dipendenti, cause, immobili, autorizzazioni, privacy e marchi. L’espressione inglese significa «dovuta diligenza»: serve a sapere cosa si compra prima di pagarlo, non dopo.

Nessuna legge la impone nelle operazioni tra privati, ma è lo strumento con cui chi compra decide se andare avanti, a che prezzo e con quali garanzie. Vediamo quando si fa, cosa si controlla, come funziona la data room (l’archivio riservato dei documenti), cosa contiene il rapporto finale e come i problemi trovati entrano nel contratto.

In breve

• Cos’è: un’analisi dei rischi legali dell’impresa da acquistare, fatta sui documenti forniti dal venditore e sui registri pubblici.
• Quando: di solito dopo la lettera d’intenti e un accordo di riservatezza, prima del contratto definitivo.
• Risultato: un rapporto che segnala i problemi rilevanti e ne stima l’impatto, detto red flag report.
• Effetti: i rischi trovati diventano riduzioni di prezzo, garanzie, indennizzi o condizioni per chiudere l’affare; a volte portano a rinunciare.

Quando si fa e chi se ne occupa?

La due diligence arriva di solito dopo la firma di una lettera d’intenti, che fissa le basi della trattativa, e di un accordo di riservatezza, che protegge le informazioni del venditore. L’ordine conta: prima la riservatezza, poi i documenti, perché il venditore apre i propri archivi a un possibile concorrente e deve assicurarsi che le informazioni non vengano usate per altri scopi.

Il lavoro si divide per competenze: gli avvocati esaminano gli aspetti legali, i commercialisti quelli contabili e fiscali, i tecnici immobili e impianti. Per una piccola impresa l’analisi può essere più snella, ma le aree da controllare restano le stesse. La profondità dipende dal prezzo, dai tempi e dalla qualità delle informazioni disponibili.

Cosa si controlla in una due diligence legale?

Le aree principali, con i documenti tipici da esaminare, sono queste:

• Societaria: atto costitutivo, statuto, visure, libri delle decisioni dei soci e degli amministratori, titolarità delle quote, pegni, patti parasociali, clausole di prelazione e gradimento.
• Contratti: clienti e fornitori principali, finanziamenti e garanzie bancarie, locazioni, esclusive, clausole di recesso e di change of control, cioè il diritto della controparte di sciogliersi se cambia chi controlla la società.
• Lavoro: contratti di dipendenti e collaboratori, contratto collettivo applicato, TFR, straordinari, sicurezza sul lavoro, regolarità contributiva, rischio che collaboratori autonomi siano in realtà dipendenti.
• Contenziosi: cause in corso o minacciate, decreti ingiuntivi, pignoramenti, verifiche fiscali, contestazioni di enti pubblici, procedimenti penali che possano coinvolgere la società.
• Immobili e autorizzazioni: proprietà o locazione dei locali, ipoteche, conformità urbanistica e catastale, licenze, autorizzazioni ambientali e sanitarie; per chi lavora con enti pubblici, anche eventuali provvedimenti come l’interdittiva antimafia.
• Privacy: rispetto del Regolamento UE 2016/679 (GDPR), informative, registro dei trattamenti, contratti con i fornitori che trattano dati, videosorveglianza.
• Proprietà intellettuale: titolarità di marchi, brevetti, domini, software e contenuti; licenze d’uso; impegni di riservatezza di dipendenti e consulenti.

Nella cessione d’azienda l’attenzione si concentra sui beni e sui rapporti che passano all’acquirente; nella cessione di quote va esaminata l’intera società, perché con le quote si acquista anche il suo passato.

Cos’è la data room e come si usa?

La data room è l’archivio, oggi quasi sempre digitale, in cui il venditore mette a disposizione i documenti richiesti. L’accesso è riservato e tracciato, e alcune regole stabiliscono chi può vedere cosa, se si possono scaricare i file e come si pongono le domande.

Il percorso tipico si svolge in cinque passaggi:

1. l’acquirente invia l’elenco dei documenti richiesti, diviso per aree;
2. il venditore carica i documenti e segnala quelli mancanti;
3. i consulenti li esaminano e inviano domande scritte sui punti poco chiari;
4. i controlli si completano con visure e registri pubblici: registro delle imprese, pubblicità immobiliare e catasto presso l’Agenzia delle Entrate, pratiche edilizie in Comune;
5. si redige il rapporto finale e se ne discutono gli esiti con l’imprenditore.

Attenzione ai dati personali: fascicoli dei dipendenti o dati dei clienti non vanno caricati se non servono davvero. Spesso bastano documenti anonimizzati o riepiloghi, in linea con il GDPR.

Cosa contiene il red flag report?

Il red flag report, letteralmente «rapporto delle bandiere rosse», è il documento finale che non descrive tutto, ma segnala i problemi rilevanti. Per ciascuno indica il rischio, quanto è probabile, l’impatto economico stimato quando possibile e la soluzione proposta. È scritto per chi decide e negozia, quindi deve essere breve e leggibile.

Alcuni esempi tipici di bandiera rossa:

• il contratto con il cliente principale si scioglie se cambia il socio di controllo;
• il capannone presenta difformità edilizie non sanate;
• il marchio è registrato a nome del fondatore anziché della società;
• una causa con un fornitore non risulta nel bilancio.

Come gli esiti cambiano prezzo e contratto?

Ogni problema trovato può essere gestito in modi diversi: con una riduzione del prezzo, se il rischio è certo e quantificabile; con un indennizzo specifico, cioè l’impegno del venditore a tenere indenne l’acquirente da quella passività se si verifica; con dichiarazioni e garanzie del venditore su fatti precisi; con condizioni per la chiusura, ad esempio ottenere prima una sanatoria o il consenso di una banca; con una parte del prezzo trattenuta o depositata presso un terzo.

C’è anche un effetto meno evidente: ciò che emerge dalla data room può considerarsi noto all’acquirente. Conviene quindi stabilire nel contratto se chi compra può far valere una garanzia su fatti che conosceva. I diversi meccanismi sono spiegati nella guida sulle garanzie nella compravendita di una società.

Domande frequenti

La due diligence è obbligatoria?

No, nelle operazioni tra privati nessuna norma la impone. È però molto utile: secondo l’orientamento della Cassazione, chi compra quote o azioni può far valere le carenze del patrimonio sociale solo se il venditore ha dato garanzie specifiche o lo ha ingannato, e le garanzie si negoziano bene solo sapendo cosa c’è.

Quanto tempo richiede una due diligence?

Dipende dalle dimensioni dell’impresa e dalla rapidità con cui il venditore fornisce i documenti. Per una piccola impresa con una data room ordinata possono bastare poche settimane; operazioni complesse richiedono di più.

Anche chi vende può fare una due diligence?

Sì, si parla di vendor due diligence, cioè verifica commissionata dal venditore sulla propria impresa prima di metterla sul mercato. Serve a scoprire e sistemare i problemi in anticipo e a trattare da una posizione più solida.

Una due diligence utile non è un elenco di documenti, ma una lettura dei rischi alla luce dell’operazione che si vuole fare. Se state valutando un acquisto o volete preparare la vostra impresa alla vendita, potete chiedere allo Studio una valutazione del caso concreto.