Un accordo di riservatezza, detto anche NDA (dall’inglese non-disclosure agreement), è il contratto con cui una o entrambe le parti si impegnano a non divulgare e a non usare, se non per uno scopo preciso, le informazioni riservate ricevute dall’altra. Insieme alla tutela dei segreti commerciali prevista dagli artt. 98 e 99 del Codice della proprietà industriale (CPI, D.Lgs. 30/2005, modificato dal D.Lgs. 63/2018), è lo strumento principale per proteggere ricette, processi, liste clienti e progetti.
Un NDA ben scritto non serve solo a prevedere una penale: dimostra che l’impresa ha adottato misure ragionevoli per mantenere il segreto, requisito senza il quale la legge non protegge le informazioni. Vediamo quando usarlo, cosa scrivere e cosa fare se viene violato.
In breve
- Un’informazione aziendale è un segreto commerciale tutelato se è segreta, ha valore economico in quanto segreta ed è protetta da misure ragionevolmente adeguate (art. 98 CPI).
- Il legittimo detentore può vietare a terzi di acquisire, rivelare o usare in modo abusivo i segreti; le azioni si prescrivono in cinque anni (art. 99 CPI).
- La penale prevista nell’NDA è dovuta senza provare il danno (art. 1382 c.c.), ma il giudice può ridurla se manifestamente eccessiva (art. 1384 c.c.).
- Le cause sui segreti commerciali spettano alle Sezioni specializzate in materia di impresa (art. 134 CPI); per i distretti di Palermo e Caltanissetta è di regola competente quella del Tribunale di Palermo.
Quando serve un accordo di riservatezza?
Ogni volta che un’impresa deve mostrare a qualcuno informazioni che non vorrebbe vedere in mano a un concorrente. Per esempio: la trattativa per vendere l’azienda o far entrare un socio, con la due diligence, cioè l’esame approfondito dei documenti; lo sviluppo di un prodotto con un fornitore o un laboratorio; la presentazione di un progetto a un investitore; la collaborazione con consulenti, agenti e subappaltatori.
L’accordo può essere unilaterale o reciproco, a seconda che le informazioni viaggino in una sola direzione o in entrambe. Durante le trattative le parti devono comunque comportarsi secondo buona fede (art. 1337 c.c.), come spieghiamo nella guida sulla responsabilità precontrattuale; ma un obbligo generico è difficile da far valere, mentre l’NDA precisa cosa è riservato e cosa succede in caso di violazione.
Per i dipendenti esiste già l’obbligo di fedeltà, che vieta di divulgare notizie sull’organizzazione e sui metodi di produzione dell’impresa (art. 2105 c.c.). Clausole e regole interne sulla riservatezza restano utili per chi ha accesso a dati delicati.
Quali informazioni protegge la legge?
Per l’art. 98 CPI sono segreti commerciali le informazioni aziendali e le esperienze tecnico-industriali, comprese quelle commerciali, che: sono segrete, cioè non generalmente note o facilmente accessibili agli esperti del settore; hanno valore economico in quanto segrete; sono protette da misure ragionevolmente adeguate a mantenerle tali. Possono esserlo la ricetta di un prodotto dolciario, il processo di lavorazione di un’officina meccanica, l’elenco dei clienti con prezzi e condizioni, il codice di un software.
Il terzo requisito è quello che più spesso manca: accessi limitati, password, documenti marcati come riservati, regole interne e NDA sono le misure che il giudice valuterà. Il detentore può vietare a terzi di acquisire, rivelare o usare in modo abusivo i segreti, salvo che il terzo li abbia ottenuti in modo indipendente (art. 99 CPI). La tutela raggiunge anche chi li riceve sapendo, o dovendo sapere, che provengono da un uso illecito. Resta ferma la disciplina della concorrenza sleale (art. 2598 c.c.).
Cosa scrivere in un NDA?
Un buon NDA è breve ma preciso. Queste sono le clausole essenziali:
- Parti e scopo: chi riceve le informazioni e per quale finalità può usarle, per esempio valutare un’acquisizione.
- Definizione delle informazioni riservate, ampia ma determinabile, comprese quelle comunicate a voce e poi confermate per iscritto.
- Esclusioni: informazioni già note, divenute pubbliche senza colpa di chi le riceve, sviluppate in modo indipendente o da comunicare per ordine dell’autorità.
- Obblighi: uso solo per lo scopo, accesso limitato a chi deve conoscerle, estensione dei vincoli a dipendenti e consulenti, misure di sicurezza.
- Restituzione o distruzione dei documenti alla fine della trattativa.
- Durata, penale e rimedi.
- Legge applicabile e foro; se l’NDA è un modulo predisposto da una parte, la deroga al foro richiede la specifica approvazione per iscritto, come spieghiamo nella guida sulle clausole vessatorie.
- Nessuna licenza e nessun obbligo di concludere l’affare.
Penale e durata: come fissarle?
Provare il danno da divulgazione è spesso difficile. Per questo si prevede una clausola penale, dovuta indipendentemente dalla prova del danno (art. 1382 c.c.). La penale però limita il risarcimento alla somma pattuita, salvo che si sia previsto il risarcimento del danno ulteriore: è una precisazione da non dimenticare.
L’importo deve essere proporzionato al valore delle informazioni. Il giudice può ridurre equamente una penale manifestamente eccessiva (art. 1384 c.c.) e, secondo le Sezioni Unite (sent. n. 18128/2005), può farlo anche d’ufficio. Conviene chiarire se la penale si applica a ogni singola violazione.
Quanto alla durata, si distinguono il periodo in cui le parti si scambiano informazioni e quello in cui resta l’obbligo di riservatezza. Per le informazioni commerciali sono frequenti termini di alcuni anni dalla fine del rapporto; per i veri segreti industriali si può prevedere che l’obbligo duri finché l’informazione resta segreta. Un vincolo illimitato per qualsiasi dato si presta invece a contestazioni.
L’NDA è stato violato: cosa fare?
- Conservare le prove: email, registri di accesso, copie di documenti, prodotti o offerte del concorrente.
- Diffidare chi ha violato l’accordo e, se necessario, il terzo che sta usando le informazioni.
- Chiedere misure urgenti alla Sezione specializzata: descrizione o sequestro delle prove e dei prodotti (art. 129 CPI) e inibitoria, cioè l’ordine di cessare l’uso (art. 131 CPI). Se il giudice non fissa un termine, per non perdere le misure la causa di merito va di regola iniziata entro venti giorni lavorativi o trentuno di calendario, se più lungo (art. 132 CPI).
- Agire nel merito per la penale, il risarcimento del danno, compreso il mancato guadagno, o la restituzione degli utili realizzati da chi ha violato il segreto (art. 125 CPI).
- Valutare la querela: rivelare o usare segreti commerciali può integrare il reato dell’art. 623 c.p., punibile a querela da presentare entro tre mesi dalla notizia del fatto (art. 124 c.p.).
Durante il processo il giudice può vietare alle parti, ai consulenti e ai testimoni di usare o rivelare i segreti oggetto della causa (art. 121-ter CPI). In Sicilia le Sezioni specializzate in materia di impresa sono a Palermo e a Catania: a Catania vanno le cause del suo distretto, a Palermo quelle del resto dell’isola, compresi i distretti di Caltanissetta e Messina. Se una parte è una società con sede all’estero, la competenza spetta a Catania per tutta la regione (art. 4 D.Lgs. 168/2003).
Domande frequenti
Un NDA firmato online è valido?
Sì: l’accordo di riservatezza non richiede una forma particolare e può essere firmato anche elettronicamente. Per la prova conviene una firma elettronica qualificata o avanzata, o uno scambio che documenti chiaramente l’accettazione. Se contiene una clausola sul foro, serve comunque la forma scritta.
Posso usare lo stesso NDA per tutte le trattative?
Un modello di base è utile, ma scopo, informazioni, durata e penale vanno adattati al caso. Un testo generico rischia di non proteggere ciò che conta davvero.
Senza un NDA i miei segreti non sono tutelati?
Lo sono, se hanno i requisiti dell’art. 98 CPI, e resta la disciplina della concorrenza sleale. Senza NDA, però, è più difficile dimostrare di aver adottato misure adeguate e quantificare il danno.
Proteggere le informazioni prima di condividerle costa molto meno che inseguirle dopo. Se dovete avviare una trattativa, preparare un accordo di riservatezza o reagire a una violazione, lo Studio può esaminare la situazione nel vostro caso concreto: trovate i recapiti nella pagina sedi e contatti.
