Per ottenere documenti da un Comune, dalla Regione o da un altro ente pubblico si presenta una richiesta di accesso agli atti, regolata dagli artt. 22 e seguenti della legge 7 agosto 1990, n. 241. Serve un requisito preciso: un interesse diretto, concreto e attuale collegato ai documenti. L’amministrazione ha 30 giorni per rispondere.
Se invece si vogliono conoscere dati e documenti per controllare l’attività di un ente, lo strumento giusto è l’accesso civico previsto dal D.Lgs. 33/2013, che non richiede motivazione.
Vediamo chi può chiedere cosa, come si scrive la domanda e cosa fare se l’ente tace o rifiuta.
Chi può chiedere l’accesso agli atti?
Secondo l’art. 22 della legge 241/1990, può chiedere l’accesso chi ha un interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente a una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento. In parole semplici: il documento deve riguardarti da vicino e servirti per tutelare una tua posizione. Alcuni esempi tipici:
- concorsi: il candidato che vuole vedere i propri elaborati, i verbali della commissione e gli elaborati dei vincitori;
- edilizia: il vicino che vuole esaminare il titolo edilizio e il progetto di una costruzione confinante;
- gare: l’impresa esclusa che chiede gli atti della procedura;
- lavoro pubblico: il dipendente che chiede i documenti su cui si basa un procedimento disciplinare;
- difesa in giudizio: chi ha bisogno di documenti per difendersi o agire in causa (il cosiddetto accesso difensivo, tutelato in modo particolarmente forte).
Non è invece ammesso l’accesso finalizzato a un controllo generalizzato sull’operato dell’amministrazione (art. 24, comma 3): per questo esiste l’accesso civico, di cui parliamo più avanti.
Quali documenti si possono ottenere?
Si può chiedere qualsiasi documento amministrativo formato o detenuto stabilmente dall’ente: atti, verbali, pareri, relazioni, anche in formato elettronico. L’accesso riguarda però documenti che già esistono: l’amministrazione non è tenuta a elaborare dati o a crearne di nuovi. L’accesso vale anche verso i gestori di pubblici servizi, per la loro attività di interesse pubblico.
La legge esclude alcune categorie (art. 24), come i documenti coperti da segreto di Stato, quelli dei procedimenti tributari e quelli relativi agli atti normativi e generali. L’ente può anche rinviare l’accesso, quando serve a non ostacolare un procedimento in corso, ma non può negarlo se basta rinviarlo.
Se i documenti contengono dati di altre persone, l’amministrazione deve bilanciare l’accesso con la loro riservatezza, anche oscurando alcune parti. Quando i documenti servono a difendersi in giudizio, però, l’accesso va comunque garantito, con limiti più stretti per i dati sulla salute e per altri dati particolarmente delicati.
Come si presenta la richiesta?
- Individua l’ufficio: la richiesta va all’ente che ha formato il documento o che lo detiene stabilmente. Molti enti hanno un modulo sul sito, ma non è obbligatorio usarlo.
- Indica i documenti nel modo più preciso possibile: tipo di atto, data, numero di protocollo o di pratica.
- Motiva la richiesta, spiegando in poche righe il tuo interesse.
- Allega un documento d’identità e, se agisci per altri, la delega.
- Invia in modo tracciabile: PEC, raccomandata o protocollo a mano. Conserva la ricevuta.
Se non ci sono controinteressati, cioè persone la cui riservatezza potrebbe essere toccata, la richiesta può essere fatta anche in modo informale, direttamente all’ufficio. Se invece ci sono, l’ente deve avvisarli e questi hanno dieci giorni per opporsi in modo motivato (D.P.R. 184/2006).
La visione dei documenti è gratuita; per le copie si paga il costo di riproduzione, oltre agli eventuali diritti di ricerca e all’imposta di bollo, quando dovuta.
Quanto tempo ha l’amministrazione per rispondere?
Il procedimento deve chiudersi entro 30 giorni dalla presentazione della richiesta all’ente. Se la domanda è irregolare o incompleta, l’ente deve dirlo entro dieci giorni, e il termine riparte da quando arriva la richiesta corretta. Conviene annotare subito la data di protocollo: è da lì che si contano i giorni.
L’accoglimento indica l’ufficio e un periodo, non inferiore a quindici giorni, in cui prendere visione dei documenti ed estrarne copia. Il rifiuto, il rinvio o la limitazione dell’accesso devono invece essere motivati, con l’indicazione delle norme che li giustificano.
Se passano 30 giorni senza risposta, la richiesta si intende respinta (art. 25, comma 4): è il cosiddetto silenzio-rigetto. Il silenzio, quindi, non equivale mai a un sì, ma apre la strada ai rimedi, che vanno attivati a loro volta entro 30 giorni. Per non perdere di vista le date puoi aiutarti anche con il nostro calcolo delle scadenze.
Cosa fare se l’accesso viene negato o l’ente non risponde?
Contro il rifiuto espresso, il silenzio-rigetto o il rinvio ci sono due strade:
- ricorso al TAR (art. 116 del codice del processo amministrativo): un giudizio rapido, in camera di consiglio, in cui ci si può difendere anche senza avvocato. Se il ricorso è accolto, il giudice ordina di esibire i documenti;
- richiesta di riesame, gratuita: per gli atti di Comuni, Province e Regioni si presenta al difensore civico competente, dove è istituito; per quelli delle amministrazioni statali, come una Prefettura, alla Commissione per l’accesso ai documenti amministrativi presso la Presidenza del Consiglio dei ministri.
Il difensore civico o la Commissione si pronunciano entro 30 giorni. Se ritengono illegittimo il rifiuto e l’ente non lo conferma con un provvedimento motivato entro altri 30 giorni, l’accesso è consentito. Chi sceglie questa via può poi andare al TAR: il termine decorre dall’esito del riesame.
In Sicilia, per la Regione e gli enti locali, vale anche la legge regionale sul procedimento amministrativo, che riprende i principi nazionali. La Sicilia, però, non ha ancora istituito il difensore civico regionale: prima di scegliere il riesame contro un ente siciliano conviene verificare quale organo sia competente, per non perdere il termine del ricorso al TAR. L’accesso resta comunque un livello essenziale garantito in tutto il Paese (art. 29 della legge 241/1990).
Accesso civico semplice e generalizzato: quando conviene?
Il D.Lgs. 33/2013 (art. 5) prevede due forme di accesso aperte a chiunque, senza bisogno di motivazione:
- accesso civico semplice: si usa quando l’ente non ha pubblicato nella sezione «Amministrazione trasparente» del proprio sito documenti o dati che era obbligato a pubblicare, come bilanci, incarichi e bandi;
- accesso civico generalizzato: consente di chiedere documenti e dati ulteriori, nei limiti previsti dall’art. 5-bis a tutela di interessi pubblici (come sicurezza e indagini) e privati (come protezione dei dati personali e segreti commerciali).
L’ente ha 30 giorni per rispondere con un provvedimento motivato. In caso di rifiuto o di mancata risposta si può chiedere il riesame al responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza, che decide entro 20 giorni, e poi ricorrere al TAR.
In sintesi: se hai un interesse personale da difendere, l’accesso della legge 241 può aprire anche documenti esclusi dall’accesso civico; se vuoi solo conoscere, l’accesso civico è più semplice. Nella stessa richiesta si possono invocare entrambe le discipline.
Domande frequenti
L’ente può chiedermi perché voglio i documenti?
Nell’accesso della legge 241 sì: la richiesta va motivata e l’ente verifica che l’interesse sia reale. Nell’accesso civico, invece, la motivazione non è richiesta.
Posso vedere documenti che riguardano un’altra persona?
Sì, se ti servono per tutelare una tua posizione e dopo il bilanciamento con la riservatezza dell’interessato, che viene avvisato e può opporsi. Spesso si arriva a un accesso parziale, con alcuni dati oscurati.
Serve un avvocato?
Per la richiesta e per il riesame no. Anche il ricorso al TAR in materia di accesso si può proporre personalmente, ma l’assistenza di un legale è consigliabile, soprattutto se i documenti servono per una causa.
Lo studio si occupa di questioni di diritto amministrativo, compreso l’accesso ai documenti. Se l’ente non risponde o rifiuta l’accesso, puoi contattare lo studio a Palermo o a Mussomeli per valutare come procedere.
